Exact Online vs Moneybird: Welke is beter?

Het kiezen van de juiste boekhoudsoftware is cruciaal voor je bedrijf. Of je nu als zzp'er net begint of met je MKB-bedrijf klaar bent voor een grotere stap, de keuze tussen verschillende softwarepakketten kan overweldigend zijn. Exact Online en Moneybird behoren tot de populairste boekhoudoplossingen in Nederland, maar ze richten zich op verschillende doelgroepen en bieden uiteenlopende functionaliteiten.

Exact Online positioneert zich als een uitgebreide ERP-oplossing voor het MKB, met geavanceerde mogelijkheden op het gebied van financieel beheer, CRM, projectadministratie en facturatie. Moneybird richt zich daarentegen specifiek op zzp'ers en kleine ondernemingen die een eenvoudige, betaalbare en overzichtelijke boekhoudoplossing zoeken. Deze vergelijking helpt je om een weloverwogen keuze te maken tussen beide platforms.

In dit artikel duiken we diep in de verschillen, mogelijkheden, prijzen en gebruikerservaringen van zowel Exact Online als Moneybird. We bekijken voor welke ondernemers elk platform het meest geschikt is en welke concrete voor- en nadelen beide oplossingen hebben. Zo kun je een beslissing nemen die aansluit bij jouw specifieke situatie en toekomstige groeiplannen.

Wat is het verschil tussen Exact Online en Moneybird?

Het grootste verschil tussen Exact Online en Moneybird zit in de complexiteit en doelgroep. Exact Online is ontwikkeld als een complete bedrijfsoplossing (ERP-systeem) voor groeiende MKB-bedrijven met meerdere werknemers, complexe processen en uitgebreide administratieve behoeften. Moneybird daarentegen richt zich op zzp'ers en eenmanszaken die voornamelijk een eenvoudige manier zoeken om facturen te versturen en hun boekhouding bij te houden.

Waar Exact Online beschikt over modules voor projectadministratie, voorraad- en magazijnbeheer, uitgebreide CRM-functionaliteit en geïntegreerde salarisadministratie, biedt Moneybird juist de kernfunctionaliteiten die kleine ondernemers dagelijks nodig hebben: facturatie, offertes, uitgaven bijhouden en een directe koppeling met de accountant. De prijsstelling weerspiegelt dit verschil ook: Moneybird is aanzienlijk goedkoper met pakketten vanaf rond de €9 per maand, terwijl Exact Online begint bij ongeveer €50 per maand voor het basisplan en snel oploopt bij meer gebruikers of modules.

Een ander significant verschil zit in de gebruiksvriendelijkheid. Moneybird staat bekend om zijn intuïtieve interface en snelle instelling, veel gebruikers zijn binnen een uur operationeel. Exact Online vergt daarentegen een langere inwerkperiode en vaak professionele implementatie, omdat het systeem veel meer mogelijkheden biedt die ook geconfigureerd moeten worden. Voor een startende zzp'er kan Exact Online overbodig complex zijn, terwijl een bedrijf met twintig werknemers en uitgebreide voorraadadministratie snel door de beperkingen van Moneybird heen groeit.

De integratieomgeving verschilt ook aanzienlijk. Exact Online biedt een marketplace met honderden koppelingen naar andere bedrijfssoftware, van webshops tot salarisverwerking en van projectmanagementtools tot logistieke systemen. Moneybird heeft ook diverse koppelingen, maar deze zijn meer gericht op de tools die kleine ondernemers gebruiken, zoals betalingsproviders, e-commerce platforms en tijdregistratiesystemen.

Voor rapportage en analyses biedt Exact Online uitgebreide dashboards met real-time inzicht in financiële prestaties, cashflow, projectresultaten en bedrijfsvoering. Je kunt eigen rapporten bouwen en data exporteren naar Business Intelligence-tools. Moneybird houdt het bewust simpel met heldere overzichten van omzet, BTW, winst-en-verlies en openstaande facturen, voldoende voor de meeste kleine ondernemers, maar te beperkt voor bedrijven die diepgaande analyses willen maken.

Hoe scoort Exact Online?

Exact Online is al decennialang een bekende naam in de Nederlandse boekhoudsoftwaremarkt en heeft zich ontwikkeld van een desktop-programma tot een volwaardige cloud-gebaseerde ERP-oplossing. Het platform is specifiek ontwikkeld voor Nederlandse en Belgische ondernemingen en voldoet volledig aan lokale wetgeving rondom BTW, loonheffingen en jaarafsluiting.

De software wordt aangeboden in verschillende pakketten die modulair uitbreidbaar zijn. Het basispakket biedt financiële administratie met grootboek, debiteuren- en crediteurenbeheer, bankkoppelingen en BTW-aangiftes. Daarbovenop kun je modules toevoegen voor CRM, projectadministratie, voorraad- en magazijnbeheer, productie, abonnementenbeheer en salarisverwerking. Deze modulariteit maakt het mogelijk om te starten met wat je nu nodig hebt en uit te breiden naarmate je bedrijf groeit.

Een grote kracht van Exact Online is de diepgang van de functionaliteiten. Bij projectadministratie kun je bijvoorbeeld niet alleen uren registreren en factureren, maar ook projectbudgetten beheren, meerwerk bijhouden, voorraad toewijzen aan projecten en gedetailleerde projectrapportages maken. Voor bedrijven in de bouw, installatiebranche of creatieve dienstverlening biedt dit een waardevolle meerwaarde die je bij eenvoudigere pakketten niet vindt.

De bankkoppelingen werken via PSD2-standaarden en ondersteunen vrijwel alle Nederlandse banken. Transacties worden automatisch ingelezen en door slimme herkenning vaak automatisch geboekt op de juiste grootboekrekening. Voor terugkerende transacties kun je regels instellen die het boekingsproces verder automatiseren. Dit bespaart aanzienlijk tijd ten opzichte van handmatig invoeren.

Voor bedrijven met een webshop of fysieke winkel biedt Exact Online koppelingen met diverse e-commerce platforms zoals WooCommerce, Shopify en Lightspeed. Orders worden automatisch binnengehaald, voorraadniveaus gesynchroniseerd en facturen gegenereerd. Dit voorkomt dubbel werk en vermindert de kans op fouten. Ook koppelingen met verzendpartners en betaalproviders zijn beschikbaar.

Een aandachtspunt bij Exact Online is de leercurve. Het systeem biedt zoveel mogelijkheden dat nieuwe gebruikers zich soms overweldigd voelen. De interface is functioneel maar niet altijd even intuïtief, je moet soms klikken door verschillende menu's om bij bepaalde functies te komen. Exact biedt wel uitgebreide trainingen en documentatie, en veel accountantskantoren hebben specialisten in dienst die ondersteuning kunnen bieden.

De prijs-kwaliteitverhouding is goed voor bedrijven die de uitgebreide functionaliteit daadwerkelijk gebruiken. Voor een MKB-bedrijf met meerdere werknemers, voorraad en complexe processen is de investering snel terugverdiend door tijdwinst en betere inzichten. Voor een eenmanszaak zonder voorraad betaal je echter vaak voor functionaliteit die je nooit gebruikt, waardoor Exact Online relatief duur uitpakt.

Bekijk Exact Online voor uitgebreide ERP-functionaliteit en schaalbaarheid voor groeiende MKB-bedrijven.

Hoe scoort Moneybird?

Moneybird heeft sinds de oprichting een duidelijke missie: boekhouding eenvoudig en toegankelijk maken voor zzp'ers en kleine ondernemers. Die filosofie zie je terug in elk aspect van het platform. De interface is opgeruimd, met helder vormgegeven schermen en duidelijke menu's. Nieuwe gebruikers vinden meestal binnen tien minuten alle belangrijke functies zonder handleiding.

Het kernproces bij Moneybird draait om facturatie. Je maakt eenvoudig offertes en facturen met professionele sjablonen die je naar eigen huisstijl kunt aanpassen. Het systeem ondersteunt verschillende BTW-tarieven, kortingen, voorschotfacturering en herhalende facturen voor abonnementen. Facturen kunnen direct vanuit het systeem per e-mail verzonden worden, waarbij de ontvanger ook meteen online kan betalen via iDEAL of creditcard, een functie die de betaalsnelheid aanzienlijk verbetert.

Voor het bijhouden van uitgaven biedt Moneybird een gebruiksvriendelijke bonnenscanner. Je maakt een foto van je bon met de mobiele app, en het systeem leest automatisch de belangrijkste gegevens uit zoals bedrag, leverancier en datum. Je categoriseert de uitgave en eventueel koppel je deze aan een project of relatie. Deze digitale opslag voorkomt dat je dozen vol papieren bonnen moet bewaren.

De bankkoppeling werkt soepel en ondersteunt alle grote Nederlandse banken. Transacties worden dagelijks ingelezen en kun je met één klik matchen aan openstaande facturen of categoriseren als uitgave. Moneybird leert van je boekingspatronen en stelt na verloop van tijd automatisch de juiste categorieën voor. Voor zzp'ers zonder boekhoudkundige achtergrond is dit een enorme hulp.

Een sterke kant van Moneybird is de accountantskoppeling. Je kunt je accountant uitnodigen in je administratie, waarna deze volledige inzage krijgt en direct kan meewerken in hetzelfde systeem. Veel accountants waarderen dit omdat ze niet langer losse Excel-bestanden of PDF's hoeven te ontvangen, maar real-time de administratie kunnen inzien en waar nodig corrigeren. De BTW-aangifte kan direct vanuit Moneybird worden ingediend bij de Belastingdienst.

De rapportagemogelijkheden zijn overzichtelijk maar beperkt. Je krijgt heldere overzichten van omzet, winst-en-verlies, BTW-posities en liquiditeit. Voor de meeste zzp'ers en kleine ondernemers is dit precies wat ze nodig hebben. Wie echter gedetailleerde analyses wil maken per product, project of klant, stuit op beperkingen. Je kunt wel data exporteren naar Excel voor eigen analyses.

Moneybird biedt verschillende pakketten. Het basispakket voor zzp'ers zonder BTW-plicht is spotgoedkoop en bevat facturatie en uitgavenbeheer. Het standaardpakket voegt BTW-aangifte en bankkoppelingen toe. Voor kleine bedrijven met werknemers is er een uitgebreid pakket met salarismodule, maar deze blijft in functionaliteit beperkt ten opzichte van gespecialiseerde salarissystemen.

Een beperking is dat Moneybird minder geschikt is voor bedrijven met voorraad. Er is wel een basisvoorraadmodule, maar deze mist functionaliteit voor voorraadwaardering, serienummers, locatiebeheer en productiesturing. Ook voor complexe projectadministratie met budgetbewaking, meerwerk en gefaseerde facturering is Moneybird te simpel. Zodra je bedrijf groeit en complexere processen krijgt, merk je de beperkingen.

De klantenservice van Moneybird staat bekend als toegankelijk en behulpzaam. Via e-mail en chat kun je vragen stellen, en het uitgebreide helpcentrum bevat artikelen en video's over vrijwel elk aspect van het systeem. Voor de meeste vragen vind je snel een antwoord zonder direct contact op te hoeven nemen.

Bekijk Moneybird voor eenvoudige, betaalbare boekhoudoplossing specifiek ontwikkeld voor zzp'ers en kleine ondernemingen.

Welke is beter: Exact Online of Moneybird?

De vraag welke software objectief "beter" is, heeft geen eenduidig antwoord, het hangt volledig af van jouw specifieke situatie. Wel kunnen we concrete verschillen naast elkaar zetten die je helpen bij je keuze.

Voor een startende zzp'er die facturen wil versturen en uitgaven wil bijhouden, is Exact Online duidelijk te omvangrijk en te duur. Je betaalt voor functionaliteit die je niet gebruikt, en de tijd die je investeert in het leren kennen van het systeem kun je beter in je kernactiviteiten steken. Moneybird biedt precies wat je nodig hebt tegen een fractie van de prijs.

Anderzijds, als je een bedrijf hebt met tien werknemers, een voorraad van honderd producten, meerdere projecten tegelijk en de wens om gedetailleerd inzicht in je bedrijfsvoering te krijgen, dan bots je al snel tegen de beperkingen van Moneybird aan. Exact Online biedt dan de diepgang die je nodig hebt om efficiënt te werken en gefundeerde beslissingen te nemen.

Een interessante middenweg is om te starten met Moneybird en over te stappen naar Exact Online wanneer je bedrijf groeit. Beide systemen ondersteunen data-export, en diverse implementatiepartners zijn gespecialiseerd in migraties. Dit voorkomt dat je als starter teveel betaalt, terwijl je later toch kunt opschalen wanneer dat nodig is.

Wat betreft betrouwbaarheid en continuïteit zijn beide partijen solide. Exact is onderdeel van een grote internationale organisatie met miljoenen gebruikers wereldwijd. Moneybird is een Nederlandse scale-up met tienduizenden gebruikers, voornamelijk in Nederland. Beide platforms draaien op moderne cloud-infrastructuur met hoge beschikbaarheid en regelmatige back-ups.

Wat zijn de voor- en nadelen van Exact Online en Moneybird?

Voordelen van Exact Online:

Het grootste voordeel van Exact Online is de volledigheid. Je krijgt een geïntegreerd systeem waarin alle bedrijfsprocessen samenkomen: van offerte tot betaling, van inkoop tot voorraad, van projecten tot salaris. Deze integratie voorkomt dat je met meerdere losse systemen moet werken en data handmatig moet overzetten, wat tijd bespaart en fouten voorkomt.

De schaalbaarheid is uitstekend. Je start met een basispakket en breidt uit met modules naarmate je bedrijf groeit. Dit betekent dat je niet elke paar jaar van systeem hoeft te wisselen, Exact Online groeit mee van klein MKB tot middelgroot bedrijf met honderd werknemers. Deze continuïteit zorgt dat je geen kennis en data verliest bij migraties.

Voor bedrijven met complexe processen biedt Exact Online mogelijkheden die je bij eenvoudigere pakketten niet vindt. Denk aan multi-currency voor internationale handel, gedetailleerde kostprijsberekeningen voor productie, uitgebreide projectadministratie met meerwerk en wijzigingen, en geavanceerde voorraadwaardering volgens verschillende methoden.

De marketplace met koppelingen is zeer uitgebreid. Vrijwel elke business-applicatie kun je koppelen aan Exact Online, van e-commerce platforms tot webshopsystemen, van CRM-tools tot verzendpartners. Dit maakt het mogelijk om een op maat gesneden software-ecosysteem te bouwen dat perfect aansluit bij je bedrijfsprocessen.

Nadelen van Exact Online:

De complexiteit is voor kleinere ondernemers een drempel. Het systeem heeft zoveel mogelijkheden en instellingen dat je al snel verdwaalt als je niet goed weet waar je moet zoeken. Zonder training of begeleiding is het lastig om het volledige potentieel te benutten, en veel gebruikers gebruiken slechts een fractie van de beschikbare functionaliteit.

De prijs loopt snel op. Weliswaar start het basispakket rond de €50 per maand, maar elke extra gebruiker, elke module en veel geavanceerde functies kosten extra. Voor een volledige implementatie met meerdere modules betaal je al gauw enkele honderden euro's per maand, wat voor kleine bedrijven een substantiële kostenpost is.

De implementatietijd is aanzienlijk. Waar je met Moneybird binnen een dag live kunt, vergt een degelijke Exact Online-implementatie vaak weken tot maanden. Je moet het systeem configureren volgens je bedrijfsprocessen, stamgegevens invoeren, koppelingen instellen en medewerkers trainen. Dit vraagt investering in tijd en vaak ook externe expertise.

Voordelen van Moneybird:

Gebruiksgemak is de grootste troef van Moneybird. Het systeem is intuïtief vormgegeven met een heldere structuur en logische menu's. Je hoeft geen boekhouder te zijn om ermee te werken, de interface begeleidt je op natuurlijke wijze door de processen. Voor drukke ondernemers die snel willen werken zonder gedoe is dit van onschatbare waarde.

De prijs-kwaliteitverhouding is excellent voor de doelgroep. Voor minder dan €20 per maand heb je een compleet boekhoudsysteem met facturatie, uitgavenbeheer, bankkoppelingen en BTW-aangifte. Vergeleken met de oude situatie waarin je dit handmatig deed of een extern boekhoudkantoor moest inschakelen voor elke factuur, levert dit substantiële besparingen op.

De snelle implementatie betekent dat je vandaag kunt besluiten om te starten en morgen al facturen kunt versturen. Er is geen langdurig project nodig, je maakt een account aan, vult je bedrijfsgegevens in, upload je logo en je bent klaar. Deze laagdrempeligheid maakt dat ook niet-technische ondernemers snel aan de slag kunnen.

De mobiele app is uitstekend en stelt je in staat om onderweg facturen te versturen, bonnen te scannen en je financiële positie te checken. Voor zzp'ers die veel op locatie werken of tussen opdrachten door hun administratie willen bijhouden, is deze flexibiliteit zeer waardevol.

Nadelen van Moneybird:

De beperkingen worden merkbaar zodra je bedrijf complexer wordt. Bij groei naar meer werknemers, voorraadadministratie of projecten met gedetailleerde budgetbewaking stuit je op functionaliteit die er simpelweg niet is. Dan moet je alsnog overstappen naar een uitgebreider systeem, wat opnieuw een leerproces en migratie-investering vergt.

Voor bedrijven met voorraad is Moneybird te beperkt. Je kunt basisvoorraad bijhouden, maar mist functionaliteit voor locatiebeheer, serienummers, automatische bestelpunten en gedetailleerde kostprijsberekeningen. Voor webshops of groothandels is dit een dealbreaker.

De rapportagemogelijkheden zijn functioneel maar basic. Je krijgt de standaard overzichten die je nodig hebt voor je BTW-aangifte en jaarrekening, maar wie diepgaande analyses wil maken per productgroep, regio of klant, moet data exporteren en in Excel verder werken. Geautomatiseerde dashboards met real-time KPI's zijn er niet.

Voor wie is Exact Online het meest geschikt?

Exact Online is bij uitstek geschikt voor groeiende MKB-bedrijven die verder kijken dan alleen facturatie en basisboekhouding. Als je bedrijf meerdere werknemers heeft, verschillende bedrijfsprocessen onder één dak wilt stroomlijnen en behoefte hebt aan gedetailleerd inzicht in je bedrijfsvoering, dan biedt Exact Online de diepgang die je nodig hebt.

Voor bedrijven met voorraad is Exact Online vaak de logische keuze. Of je nu een webshop hebt met honderd artikelen, een groothandel met fysieke magazijnen of een productiebedrijf dat grondstoffen inkoopt en eindproducten verkoopt, het voorraadmodule van Exact Online biedt de functionaliteit om dit professioneel te beheren. Je krijgt inzicht in voorraadwaarde, artikelbewegingen, bestelpunten en voorraadlocaties.

Projectgeoriënteerde bedrijven zoals bouwbedrijven, adviesbureaus, ICT-bedrijven en installateurs vinden in Exact Online de tools om projecten financieel te bewaken. Je kunt budgetten instellen, nacalculaties maken, meerwerk en wijzigingen bijhouden, gefaseerd factureren en gedetailleerde projectrapportages maken. Dit geeft de grip die nodig is om projecten winstgevend te houden.

Als je werkt met meerdere rechtspersonen of administraties, bijvoorbeeld door verschillende BV's of werkmaatschappijen, dan biedt Exact Online consolidatiemogelijkheden. Je kunt meerdere administraties beheren binnen één omgeving en geconsolideerde rapportages maken. Dit bespaart veel werk vergeleken met losse systemen.

Voor bedrijven die internationaal handelen is multi-currency ondersteuning waardevol. Exact Online verwerkt transacties in verschillende valuta's, berekent automatisch koersresultaten en genereert facturen in de gewenste munteenheid. Ook voor bedrijven met buitenlandse dochterondernemingen zijn er oplossingen.

Tot slot is Exact Online geschikt voor bedrijven die hoge eisen stellen aan integratie met andere systemen. Als je werkt met een specifiek CRM-systeem, een gespecialiseerd warehouse management system of branchespecifieke tools, dan is de kans groot dat er een koppeling bestaat met Exact Online. Dit voorkomt dat je handmatig data moet overzetten.

Voor wie is Moneybird het meest geschikt?

Moneybird is ontwikkeld voor zzp'ers en kleine ondernemers, en dat is precies de doelgroep waarvoor het perfect werkt. Als je als zelfstandige diensten levert, denk aan ontwerpers, consultants, coaches, fotografen, programmeurs of tekstschrijvers, en je vooral bezig bent met facturen versturen en uitgaven bijhouden, dan biedt Moneybird precies wat je nodig hebt zonder onnodige ballast.

Voor starters is Moneybird ideaal vanwege de lage instapdrempel. Je hebt geen boekhoudkundige voorkennis nodig, de interface legt zichzelf uit en je bent snel operationeel. Dit betekent dat je je kunt focussen op het opbouwen van je bedrijf in plaats van worstelen met complex software. De betaalbaarheid helpt ook, in de opstartfase telt elke euro.

Eenmanszaken en klein zakelijke dienstverleners zonder voorraad vinden in Moneybird een compleet pakket. Je factureert klanten, houdt je zakelijke uitgaven bij, koppelt je bankrekening en doet je BTW-aangifte, alle kerntaken zijn gedekt. Voor de administratieve samenwerking met je accountant biedt het alles wat nodig is.

Creatieve ondernemers waarderen de strakke, moderne interface van Moneybird. Het platform oogt professioneel, de facturen zijn mooi vormgegeven en aanpasbaar naar eigen huisstijl, en het werkt soepel op alle apparaten. Voor ondernemers die waarde hechten aan esthetiek en gebruikservaring is dit belangrijk.

Mensen die snel en efficiënt willen werken zonder gedoe kiezen vaak voor Moneybird. Het systeem staat niet in de weg maar helpt je om in minimale tijd je administratie op orde te krijgen. Facturen zijn in een minuut gemaakt en verstuurd, bonnen scan je onderweg en de banktransacties boek je met enkele klikken. Deze efficiëntie vertaalt zich direct in meer tijd voor je klanten en je vak.

Voor parttimers en mensen met een bijbaan naast een vaste baan is Moneybird ook zeer geschikt. Je hebt niet elke dag bezig met je administratie maar wilt het wel op orde hebben. Het overzichtelijke platform maakt dat je ook na een paar weken afwezigheid direct weer weet waar je bent.

Tot slot zijn kleine winkels en webshops zonder complexe voorraad goed geholpen met Moneybird. Als je twintig verschillende producten verkoopt en geen voorraadwaardering of magazijnbeheer nodig hebt, dan volstaat Moneybird prima. Via koppelingen met webshopplatforms kun je orders automatisch inlezen en factureren.

Conclusie

De keuze tussen Exact Online en Moneybird hangt volledig af van je bedrijfssituatie en ambities. Beiden zijn kwalitatieve Nederlandse platforms die voldoen aan lokale wetgeving en goed samenwerken met accountants, maar ze bedienen fundamenteel verschillende doelgroepen.

Moneybird is de ideale oplossing voor zzp'ers, eenmanszaken en kleine bedrijven die een eenvoudig, betaalbaar en gebruiksvriendelijk systeem zoeken voor facturatie en basisboekhouding. Je bent snel operationeel, de maandelijkse kosten zijn laag en je krijgt precies wat je nodig hebt zonder onnodige complexiteit. Voor ondernemers die zich willen focussen op hun vak in plaats van op software is dit de logische keuze.

Exact Online is ontwikkeld voor groeiende MKB-bedrijven die uitgebreide functionaliteit nodig hebben op het gebied van voorraad, projecten, CRM en geïntegreerde bedrijfsvoering. Als je meerdere werknemers hebt, complexe processen beheert of gedetailleerd inzicht wilt in je bedrijfsprestaties, dan rechtvaardigen de mogelijkheden van Exact Online de hogere investering in geld en leertijd.

Een verstandige aanpak voor startende ondernemers is om te beginnen met Moneybird en over te stappen naar Exact Online wanneer je bedrijf groeit en tegen beperkingen aanloopt. Dit voorkomt dat je in het begin teveel betaalt voor ongebruikte functionaliteit, terwijl je later toch kunt opschalen.

Welk systeem je ook kiest, beide platforms bieden solide oplossingen die je administratie professionaliseren en je helpen grip te krijgen op je financiën. Neem de tijd om je specifieke behoeften in kaart te brengen, bespreek dit met je accountant en kies het platform dat het beste aansluit bij waar je nu staat en waar je naartoe wilt groeien.

Bekijk Exact Online voor uitgebreide ERP-functionaliteit of bekijk Moneybird voor eenvoudige boekhouding, beide platforms bieden gratis proefperiodes zodat je zelf kunt ervaren welke het beste bij je past.